Se for identificado algum cadastro no sistema duplicado, triplicado, etc; e não seja possível a exclusão de um dos cadastros, o usuário poderá solicitar a unificação destes a fim de solucionar o problema. A solicitação passará por uma análise criteriosa, e só após confirmado que os cadastros pertencem ao mesmo paciente, será aprovada a unificação.
Para cadastrar a unificação deve-se acessar: “Cadastros >> Paciente >> Solicitar Unificação de Pacientes”.
Importante! Os usuários do sistema cadastram uma solicitação, a unificação per si só é efetivada após a avaliação da equipe técnica do SIGAF que pode aprovar ou não a mesma.
Após acessar o menu supramencionado, o sistema exibirá uma interface (tela do sistema) com alguns filtros. Deve-se realizar a busca utilizando um dos seguintes os filtros de “Paciente”, “CNS”, “Nome da Mãe”, “CPF” e “Cidade”. É importante utilizar apenas um filtro, ou mais se necessário, que contenha a informação que está igual nos cadastros que serão unificados, de forma que o sistema consiga consiga identifica-los.
Caso os filtros utilizados retornem resultados acima de 20 registros o sistema irá apresentar a seguinte mensagem de erro “Resultado maior que o esperado (20 registros)!”
Para prosseguir será necessário informar mais de um filtro de busca ou uma informação mais específica. O usuário deverá refinar sua pesquisa antes de prosseguir.
Se os cadastros estiverem muito incompletos, impossibilitando que sejam encontrados na pesquisa acima, uma dica, é complementar o cadastro incompleto com informações verídicas, possibilitando que o mesmo seja encontrado pela ferramenta de unificação.
Após realizar a busca e encontrar os resultados desejados, o sistema irá exibir uma nova interface. Na seção “Possíveis registros duplicados” o sistema irá exibir a listagem com os resultados da pesquisa realizada. Deve-se nesse momento selecionar os registros a serem unificados, e ignorar possíveis registros que correspondem a outros pacientes.
Após selecionar os cadastros, deve-se conferir as informações e selecionar para cada campo de informação, o dado que deve permanecer no registro unificado. Exemplo: Dois cadastros foram identificados como duplicidade, e possuem nome do paciente, CSN e CPF idênticos. Contudo o endereço do primeiro registro está atualizado, enquanto que o segundo registro consta um endereço de residência antigo do paciente. Neste caso é possível selecionar o endereço do primeiro registro, informando ao sistema que este é o endereço que deve ser mantido no cadastro após a unificação.
Ao selecionar um dado na aba “Possíveis registros duplicados” o sistema irá destacar a informação deixando-a em negrito e vermelho na aba “Dados do paciente após unificação”.
OBS.: Na coluna “Procedimento APAC”, caso todos os campos estejam igual a “SIM”, e os respectivos processos desses pacientes sejam para o mesmo CID-10 e possuam numeração APAC ativa, o sistema não permitirá a unificação, contudo permitirá a solicitação. Neste caso orientamos a realizar o cadastro da solicitação, e aguardar a próxima competência APAC. Apenas após findar o período de processamento das APACS geradas, será possível proceder com a unificação.
Quando finalizar a conferencia, deve-se selecionar o comando “Enviar dados para aprovação”.
A efetivação da unificação dos cadastros só se dará após análise e aprovação da equipe técnica responsável por tal processo no sistema.
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Existe algo que pode ser realizado para minimizar os impactos de um cadastro duplicado enquanto a solicitação não é aprovada?
A resposta é SIM!.
Após reportar a duplicidade, uma forma de evitar que o cadastro duplicado apareça no momento da dispensação, é editando o mesmo e colocando óbito = Sim.
NUNCA deve editar o nome do paciente nem nenhum outro dado constante no cadastro, na tentativa de eliminar uma duplicidade. A eliminação de dados históricos ou a manipulação inadequada destes infringe regras da Lei Geral de Proteção de Dados, além de dificultar a identificação do paciente podendo impedir a unificação.
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Quer saber mais sobre a unificação de registros de pacientes no sistema?
Acesse o manual de cadastro de pacientes.
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