Para iniciar a escrituração eletrônica no SIGAF, o farmacêutico responsável pelo estabelecimento seguir as etapas descritas abaixo:
i. Solicitar autorização na Vigilância Sanitária: o estabelecimento que pretende escriturar no sistema informatizado, deverá solicitar a autorização na VISA. Em Minas Gerais a escrituração eletronica é permitida no SIGAF por meio da RESOLUÇÃO SES N° 3855 DE 12 DE AGOSTO DE 2013, que estabelece normas para a utilização do Sistema de Gerenciamento da Assistência Farmacêutica (SIGAF) para gerenciamento de Produtos Controlados pela Portaria SVS/MS nº 344/1998 e antimicrobianos.
ii. Realização do Inventário Físico: O inventário corresponde a um relatório qualitativo e quantitativo de medicamentos, materiais, insumos e produtos para a saúde, produzidos a partir de sua conferência física nos almoxarifados e demais áreas de armazenamento. Os inventários, em geral, ocorrem em um único dia, no qual o quantitativo existente deve ser contado e nenhum medicamento e/ou insumo de prevenção deverá ser distribuídos/ dispensados durante esse processo até que ele se encerre. O relatório de posição de estoque atual do SIGAF pode ser utilizado para auxiliar o trabalho de conferência do estoque.
iii. Acerto do Estoque Virtual no SIGAF: O armazenamento é caracterizado por um conjunto de procedimentos técnicos e administrativos que envolvem as atividades de recepção/recebimento de medicamentos; estocagem e guarda; segurança; conservação e controle de estoque. Após a contagem do estoque físico, deve-se utilizar as ferramentas do SIGAF de entrada, saída por distribuição e saída por dispensação para registrar as movimentações pendentes. Além disso, pode-se utilizar as ferramentas de ajuste e bloqueio de estoque para realizar os acertos finais, desde que todas essas ações sejam muito bem justificadas.
iv. Registro do início da escrituração eletrônica no SIGAF: A Abertura de Inventário da Portaria 344/98 e antimicrobianos no SIGAF é a declaração de que todo o estoque de substâncias e/ou medicamentos sujeitos a controle especial do unidade é exatamente o refletido no relatório. É no momento da confirmação do inventário de abertura que o estabelecimento se credencia no SIGAF para Gerenciamento de Produtos Controlados e Antimicrobianos.
v. Encerramento dos livros físicos: Após adicionar inventário de Abertura no SIGAF os livros deverão ser encerrados junto ao órgão de vigilância sanitária competente e arquivados.
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