A Capacidade de Agendamento (Atendimento) é uma tabela auxiliar que é utilizada para a sugestão de data de retorno do sistema, após cálculo da quantidade a ser dispensada durante uma dispensação do componente especializado e Insulina Glagirna. A mesma pode ser acessada pelo menu “Cadastros –> Agendamento –> Capacidade de Agendamento”.
Para maiores informações sobre como proceder com esse cadastro assista nossos vídeos ou acesse os manuais de capacitação.
Não é possível dispensar medicamentos do componente especializado ou Insulina Glagirna sem o cadastro dessa tabela auxiliar.
Problemas que podem ocorrer caso a tabela Capacidade de Agendamento não seja preenchida corretamente
1° CASO
Dessa forma, se esta tabela não for preenchida, o sistema não permitirá realizar a dispensação. Se a tabela estiver cadastrada, mas com capacidade zerada conforme imagem abaixo, o sistema também permitirá dispensar.
Na dispensação o horário da data de retorno aparecerá como Null:
Se o usuário insistir em salvar dessa forma, o sistema irá apresentar a seguinte mensagem de erro:
Nesses dois caos a única forma de registrar a dispensação, é não utilizando os cálculos do sistema, ou seja marcado a opção “Desconsiderar Cálculo”. Ressaltamos que nessa modalidade de dispensação, a responsabilidade sobre o atendimento das portarias, bem como registro adequado do Saldo do paciente no sistema, é de inteira responsabilidade das unidades dispensadoras. Reforçamos que possíveis erros durante a dispensação, não poderão ser detectados pelo sistema, e tal situação, caso ocorra com frequência poderá gerar impactos importantes, os quais são de responsabilidade das unidades e deverão ser contornados no processo de trabalho.
2° CASO
Se a tabela estiver cadastrada, mas com dados que não condizem com a realidade de atendimento diário da farmácia, o sistema permitirá o agendamento de mais pacientes que a farmácia suporta, o que pode ocasionar filas.
Exemplo 1
A tabela acima está permitindo o agendamento para 1100 pacientes por dia (100 + 100 + 100 + 100 + 100 + 100 + 500 = 1100). Neste caso, se considerarmos que a capacidade de atendimento diário é de 700 pacientes, o preenchimento da tabela está incorreto. O sistema irá permitir agendar uma quantidade de pacientes acima da capacidade da farmácia. Neste caso será de responsabilidade da unidade, controlar os agendamentos para que não gere filas.
Exemplo 2
A tabela acima está permitindo o agendamento para 70 pacientes por dia (10 + 10 + 10 + 10 + 10 + 10 + 10 = 70). Neste caso, se considerarmos que a capacidade de atendimento diário é de 700 pacientes, o preenchimento da tabela está incorreto. O sistema irá permitir agendar uma quantidade de pacientes abaixo da capacidade da farmácia, sempre postergando a data para frente. Neste caso poderá chegar um momento, em que o mês irá acabar, e o agendamento para dias anteriores será manual, exibindo uma mensagem de confirmação a cada atendimento. Da mesma forma que no exemplo 1, será de responsabilidade da unidade, controlar os agendamentos para que não cause prejuízo assistencial aos pacientes.
Ressaltamos a necessidade de preenchimento adequado da Capacidade de Atendimento para dispensação do componente especializado. Não há como garantir o adequado funcionamento do sistema quando a tabela não estiver preenchida ou se a mesma estiver preenchida com capacidade nula. Da mesma forma, o sistema não realizará os bloqueios adequados se a tabela estiver preenchida com uma capacidade superior ou inferior a realidade.
Como calcular minha capacidade de agendamento de forma correta?
Para calcular sua capacidade de agendamento, você deve considerar primeiramente o histórico de atendimentos da sua farmácia. Orientamos a retirar um relatório Mensal de Dispensações (Relatórios –> Dispensação –> Por Dispensação), e realizar uma média dos atendimentos. Exemplo:
Período: 01/11/2017 a 30/11/2017
Somatório do numero de dispensações: 10.587 atendimentos no período
Número de dias em que houve atendimento no período: 21 dias úteis
Utilizando a fórmula acima, encontramos o seguinte resultado:
Média diária de atendimentos = 10.587 / 21 = 504 pacientes por dia.
Após encontrar esse resultado, você deve dividir esse valor conforme fração e capacidade de atendimento por horário:
>> Considerando que a unidade tenha uma equipe única durante todo o dia, basta dividir esse valor pela fração da agenda:
Para este exemplo, escolhi uma fração de 30 minutos, ou seja os agendamentos serão realizados de 30 em 30 minutos. Após escolher essa fração o sistema apresenta uma tabela com 14 linhas, cada uma representando uma fração da agenda. Considerando que meu atendimento é igual durante todo o período do dia, basta dividir 504 por 14, encontrando uma média de atendimento de 36 pacientes a cada 30 minutos, ou seja, por fração.
>> Considerando que minha equipe é mais reforçada na parte do almoço, ou seja, tenho mais funcionários durante o período de 10h as 14h, irei aumentar a capacidade de atendimento nessa faixa, e diminuir nas demais frações, sempre mantendo o somatório de 504 atendimentos por dia.
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