Ao cadastrar uma autorização de execução de compras, o sistema fornece ao final do cadastro o valor total daquela AEC, contudo em alguns casos é necessário saber o valor referente a cada fornecedor.é possível obter esse valor seguindo as orientações abaixo:
1. Após finalizar o cadastro de uma Autorização de Execução de Compras, você deve emitir o relatório de Gerenciamento de AEC no menu “Relatórios >> Programação >> Relatório Autorização de Execução de Compras (AEC)”.
2. O sistema irá exibir os seguintes filtros de pesquisa. Você deve desmarcar o campo “todas” no filtro “Data AEC”. Deve-se preencher nesse campo o período de data em que a AEC foi cadastrada e clicar em “Buscar”.
No nosso exemplo a AEC foi cadastrada no dia 02/04/2018. Dessa forma, devemos preencher a data do dia 02/04/2018 até 02/04/2018 para garantir que apenas a AEC desejada seja recuperada. Caso não se saiba exatamente a data em que a AEC foi emitida, pode-se pesquisar por um intervalo, tal como, do dia 01/04/2018 a 09/04/2018.
3. O SIGAF irá exibir os resultados conforme imagem abaixo. Para extrair o relatório você deve clicar no ícone disposto no canto superior direito (ver seta vermelha):
4. Após finalizar o download do arquivo, você deve abri-lo no Excel. É importante antes de fazer qualquer análise conferir se apenas a AEC desejada está constando no relatório. Você pode verificar observando o número da AEC constante no relatório. Caso tenha sido extraído mais de uma AEC, basta selecionar apenas os itens constantes da AEC desejada.
Nessa etapa existem duas opções: você pode utilizar os filtros do excel para selecionar os fornecedores desejados, e somar na própria planilha o valor total, ou você pode fazer uma planilha dinâmica para trabalhar melhor os dados. Nesse tutorial iremos explicar como fazer uma tabela dinâmica.
5. Após selecionar os dados da planilha que serão trabalhados, você deve na aba “Inserir” do Excel selecionar “Tabela Dinâmica” conforme imagem acima. O Excel irá exibir a seguinte mensagem de confirmação. Você deve selecionar “OK”.
6. O Excel irá criar uma nova planilha. Em “Campos da Tabela” você deve arrastar o campo “Fornecedor” para “Linhas e o Campo “Valor Total” para “Valores, conforme ilustrado na imagem abaixo. Confirme se o campo valores está como “Soma de Valor Total”, caso contrário você deve clicar com o botão direito em cima do campo e alterar as “configurações do campo valor” para soma. O Excel irá construir uma tabela com o nome dos fornecedores e a soma de todos os itens solicitados, conforme imagem abaixo.
No exemplo, foi solicitado na AEC n° 8719/2018 um valor total de R$ 80.480,00 para o Fornecedor 1 e um valor total de R$ 2.016,08 para o Fornecedor 2.
