O ofício Circular SES/SUBPAS/SAF/CQGI n° 05/2019 informa sobre cadastros de pacientes que foram realizados de forma incorreta no SIGAF. Tendo em vista as ações da Coordenação de Inteligência em Assistência Farmacêutica (CIAF) com o objetivo de promover a higienização da base de dados do SIGAF, foram encontrados vários registros de pacientes com informações inverídicas, acusando uso incorreto do sistema. Os exemplos constam no ofício Anexo. Não se deve cadastrar estabelecimento de saúde como paciente, nem utilizar da ferramenta de dispensação para realizar ajustes no sistema ou para eliminar cadastros incorretos/duplicados. Existem ferramentas apropriadas para cada caso:
1. Os estabelecimentos de saúde devem ser cadastrados da seguinte forma:
– Para estabelecimentos que irão ter usuários cadastrados com acesso ao SIGAF, preencher o formulário de cadastro de unidade, digitalizar, assinar e encaminhar para sigaf@saude.mg.gov.br.
– Para estabelecimentos que são apenas destinatários simples, ou seja, não irão ter acesso ao sistema para realizar as ações de gestão de estoque, entrada, aceite, dispensação, etc. Neste caso deve-se preencher o formulário de cadastro de subunidade presente na Central de Ajuda.
2. A entrega de medicamentos para um estabelecimento de saúde, deve ser registrada no sistema utilizando a ferramenta de Distribuição Simples disponível no menu “Estoques >> Farmácias >> Saída Farmácia >> Distribuição Simples”. A ferramenta de dispensação deve ser utilizada quando a entrega de medicamentos é realizada para um ser humano.
3. Durante os inventários periódicos, quando há divergência entre o estoque físico e virtual, e na impossibilidade de registrar as entradas e saídas do estoque nas ferramentas de Entrada Simples, Aceite, Entrada por AF, Distribuição e Dispensação, as correções e ajustes devem ser realizados na ferramenta de Ajuste de Estoque, disponível no menu “Estoques >> Farmácias >> Ajuste de Estoque”. A ferramenta de dispensação deve ser utilizada apenas para registro da entrega de medicamentos para um ser humano.
4. Caso seja cadastrado um paciente de forma incorreta, é possível realizar a exclusão do mesmo, clicando no campo ação “Excluir”, no menu “Cadastros >> Pacientes >> Paciente”. Caso não haja nenhum vinculo com o cadastro, a exclusão é efetivada. Não se deve editar o nome do paciente para eliminar um cadastro incorreto do sistema.
5. Caso seja detectado uma duplicidade de paciente, deve-se reportar a duplicidade na ferramenta “Cadastros >> Pacientes >> Realizar Mesclagem”. Após reportar a duplicidade, uma forma de evitar que o cadastro duplicado apareça no momento da dispensação, é editando o mesmo e colocando óbito = Sim. Não se deve editar o nome do paciente para eliminar uma duplicidade.
Todos os cadastros incorretos estão sendo inativados, e não estarão mais disponíveis para seleção na ferramenta de dispensação.
Caso sejam encontrados novos pacientes cadastrados nas condições supramencionadas ou semelhante, que indiquem o uso inadequado da ferramenta, o responsável pelo cadastro poderá ser advertido formalmente, e nos casos de persistência no uso incorreto, poderá ter seu acesso bloqueado para uso do SIGAF. Além disso, registros inadequados referentes a medicamentos sujeito a controle especial serão encaminhados para Vigilância Sanitária.