ORIENTAÇÕES PARA REGISTRO DE OCORRÊNCIAS
Para registro de ocorrências deverá ser preenchido o formulário constante no final dessa página conforme orientações abaixo:
- Cada unidade de saúde deverá preencher um formulário com as informações de inconsistência de recebimento de medicamentos para cada Nota de Fornecimento (NF) do SIGAF.
- O preenchimento do “endereço de e-mail” no primeiro campo do formulário garante o recebimento de uma cópia do formulário preenchido e enviado no e-mail informado.
- O campo “Número de objetos recebidos (volumes) ” refere-se ao número de volume referente a NF do SIGAF em questão e não ao número de volume da remessa recebida pelos correios, que pode envolver mais de uma NF.
- O campo “Seu pedido foi entregue em atraso? deve ser preenchido como “Sim” quando o prazo para entrega ultrapassar o período especificado no cronograma de distribuição, divulgado, pela DMEST, nos memorandos de abertura de programação.
- Para cada item em desacordo, fazer a descrição (conforme nomenclatura SIGAF) na seção “Descrição dos Itens” e marcar no Campo “Motivo ou inconformidade de recebimento”:
> Fatura em inconformidade com o autorizado (QTDE Autorizada ≠ QTDE Faturada)
Utilizar quando a quantidade faturada do item for divergente da quantidade autorizada pela SAF. Deve-se informar nos campos específicos da seção as quantidades Autorizada e Faturada. Além disso, é obrigatório informar o “lote do item faturado na NF SIGAF” e “Data de Vencimento do item na NF SIGAF”. Se para o referido item, não houver inconformidade quanto ao lote e a data de validade, não é necessário preencher os campos “Lote do item recebido” e “Data de Vencimento do item recebido”.
> Fatura em inconformidade com o físico (QTDE Faturada ≠ QTDE Recebida)
Utilizar quando a quantidade física recebida do item for divergente da quantidade descrita na NF do SIGAF. Deve-se informar nos campos específicos da seção as quantidades Faturada e Recebida. Além disso, é obrigatório informar o “lote do item faturado na NF SIGAF” e “Data de Vencimento do item na NF SIGAF”. Se para o referido item, não houver inconformidade quanto a quantidade autorizada, ao lote e a data de validade, não é necessário preencher os campos “Quantidade Autorizada”, “Lote do item recebido” e “Data de Vencimento do item recebido”.
> Fatura em inconformidade com o físico (ITEM Recebido não descrito na Fatura)
Utilizar quando houver recebimento de item não descrito na NF do SIGAF. Deve-se informar no campo específico da seção a quantidade recebida do item. Caso o medicamento recebido e não faturado tiver sido autorizado, informar a quantidade autorizada no campo específico. Informar o número “0” nos campos “Quantidade Faturada na NF SIGAF (unidades)”, “Lote do item faturado na NF SIGAF” e “Data de Vencimento do item na NF SIGAF”. Informar o lote e validade do medicamento recebido nos campos específicos.
> Fatura em inconformidade com o físico (LOTE Faturado ≠ LOTE Recebido)
Utilizar quando existir divergência para o medicamento entre o lote descrito na NF do SIGAF e o lote afixado na carga física. Deve-se informar nos campos específicos da seção os lotes faturado e recebido. É obrigatório informar a “Data de Vencimento do item na NF SIGAF”. Caso não tenha outro motivo de inconformidade selecionado, os demais campos da seção não devem ser preenchidos.
> Fatura em inconformidade com o físico (quanto a descrição da (s) DATAS DE VENCIMENTO)
Utilizar quando existir divergência para o medicamento entre a data de validade descrita na NF do SIGAF e a data de validade afixada na carga física. Deve-se informar nos campos específicos da seção a validade descrita na Faturada e a validade do medicamento recebido. É obrigatório informar o “Lote do item faturado na NF SIGAF”. Caso não tenha outro motivo de inconformidade selecionado, os demais campos da seção não devem ser preenchidos.
> Quebras/ Danos/ Avarias
Neste caso, orientamos enviar fotos para o e-mail ocorrencias.medicamentos@saude.mg.gov.br, com a cópia do formulário preenchido no SIGAF em PDF. Ademais, detalhar a quantidade avariada no Campo “Observações”.
> Medicamentos termolábeis com temperatura inadequada
Utilizar quando a temperatura do medicamento no ato do recebimento da carga estiver em desacordo com as orientações do fabricante do medicamento. Deve-se detalhar no campo “Observações” a temperatura recebida.
> Outros
Utilizar somente quando a situação não se aplicar a nenhuma outra alternativa anteriormente descrita.
- Lembre-se que, em um mesmo formulário, pode-se incluir mais de um item com inconformidade, podendo selecionar para cada item mais de um motivo, quando a inconsistência se referir a mesma nota.
- O Campo “Observações” pode ser utilizado para explicar toda situação em que as seções de descrição dos itens não sejam suficientes para detalhar a inconsistência.
Role a barra lateral para cima para continuar preenchendo o formulário.
O registro da ocorrência só será realizado após a confirmação de submissão do formulário. Fique atento, pois ao finalizar será exibida uma mensagem de confirmação que o registro foi realizado com sucesso, e um e-mail com uma cópia do formulário preenchido será enviado para o e-mail informado na primeira seção.